Beginnen met AI zonder je hele stack om te gooien

Er zit een aanname onder veel AI-gesprekken die zelden wordt uitgesproken: dat je eerst iets groots moet opruimen voordat je iets kleins kunt doen. Eerst dat verouderde pakket vervangen, eerst de data op orde, eerst een platform kiezen. En omdat dat allemaal veel geld en een jaar kost, gebeurt er niets.

Die aanname klopt niet. De bedrijven die er in de praktijk het meest uit halen, hebben meestal nog exact dezelfde systemen als twee jaar geleden.

Een pakket uit 2014 dat doet wat het moet doen, is geen blokkade. Het is een systeem waar gegevens in zitten. De vraag is niet hoe modern het is, maar of je er iets uit kunt halen en iets in kunt zetten. Een export, een database, een simpele koppeling: meer heb je vaak niet nodig.

Wat wel een echte blokkade is: informatie die nergens is vastgelegd. Als de afspraak met een klant alleen in het hoofd van de accountmanager zit, of de reden waarom een order voorrang krijgt nergens staat, dan help je geen enkel systeem vooruit. Dat is geen technisch probleem en het lost zich ook niet op met nieuwe software.

Grote vervangingstrajecten stranden zelden op techniek. Ze stranden op tijd. Een traject van twaalf maanden gaat ervan uit dat je bedrijf twaalf maanden hetzelfde blijft. Dat is nooit zo. Halverwege komt er een nieuwe leverancier bij, verandert een werkwijze, vertrekt de persoon die het proces het beste kende.

Bovendien is de leerwinst nul tot het einde. Je ontdekt pas bij de oplevering dat een aanname niet klopte, en dan is aanpassen duur. Bij korte rondes van een paar weken ontdek je hetzelfde in week drie, en dan kost het niets.

Er is nog een reden, en die is menselijk. Een jaar lang niets zien is dodelijk voor draagvlak. Als het eindelijk live gaat, hebben mensen er al een mening over die niets met het systeem te maken heeft.

Een goede eerste stap heeft drie eigenschappen. Hij raakt een proces dat wekelijks terugkomt, want anders merk je het verschil niet. Hij is binnen enkele weken af. En als hij mislukt, kun je gewoon terug naar hoe het was, zonder dat iemand er last van heeft.

Dat betekent bijna altijd: begin bij de randen van je proces, niet in de kern. De koppeling tussen webshop en voorraad. Het automatisch klaarzetten van een antwoord in de servicemailbox. Het uitlezen van inkoopfacturen. Werk dat naast het bestaande systeem loopt in plaats van erin.

Het bijkomende voordeel: die randen leren je iets over de kern. Bij het koppelen van webshop aan voorraad ontdek je precies waar je artikeldata rammelt. Die kennis is meer waard dan een adviesrapport, en je hebt hem gratis meegekregen.

Wat je na een jaar van kleine stappen hebt, ziet er van buiten weinig indrukwekkend uit. Geen nieuw platform, geen transformatie, geen persbericht. Wel: een handvol processen die zichzelf doen, medewerkers die weten waar ze om moeten vragen, en een organisatie die niet meer schrikt van het woord koppeling.

Dat is precies de positie van waaruit een grotere stap wel lukt. Niet omdat de techniek dan makkelijker is, maar omdat je dan eindelijk weet wat je nodig hebt.