Waarom je cijfers nooit kloppen, en wat een bron van waarheid echt betekent
Drie systemen, drie omzetcijfers, en een vergadering die over de cijfers gaat in plaats van over het bedrijf. Waar die verschillen vandaan komen en hoe je er in de praktijk vanaf komt.
Het is een herkenbaar moment in menige maandvergadering. Iemand noemt de omzet van vorige maand. Iemand anders heeft een ander getal. Beiden hebben gelijk, want beiden hebben het uit een systeem gehaald dat het net even anders telt. De rest van het uur gaat over het verschil in plaats van over het bedrijf.
De reflex is dan om een dashboard te bouwen. Dat is begrijpelijk, en het lost meestal niets op. Een dashboard bovenop drie systemen die het oneens zijn, geeft je vooral een vierde getal.
Verschillen zijn zelden fouten
Als twee systemen een ander omzetcijfer geven, is er meestal niets kapot. Ze beantwoorden een andere vraag. Het ene telt op het moment van de order, het andere op het moment van de factuur. Het ene rekent verzendkosten mee, het andere niet. Het ene telt een creditnota terug in de maand van de oorspronkelijke order, het andere in de maand van de creditering.
Alle drie de antwoorden zijn correct binnen hun eigen logica. Het probleem is dat niemand die logica heeft opgeschreven. Dus zetten mensen getallen naast elkaar die nooit bedoeld waren om vergeleken te worden.
Een bron van waarheid is geen systeem dat je koopt. Het is een afspraak die je maakt en daarna consequent volhoudt.
Wat de afspraak precies inhoudt
Per begrip dat er in je bedrijf toe doet, leg je drie dingen vast: welk systeem er leidend voor is, op welk moment het geteld wordt, en wat er wel en niet in zit. Voor omzet bijvoorbeeld: het boekhoudpakket is leidend, we tellen op factuurdatum, exclusief btw, inclusief verzendkosten, en creditnota s vallen in de maand van de creditering.
Dat klinkt bureaucratisch en het past op een half A4. Maar vanaf het moment dat het er staat, is de discussie voorbij. Iemand die een ander getal ziet, weet meteen dat hij een andere vraag stelt, niet dat het systeem stuk is.
Het venijn zit in de begrippen die iedereen vanzelfsprekend vindt. Wat is een actieve klant? Iemand die dit jaar iets kocht, of iemand met een lopend contract? Wat is een openstaande order? Sales telt een getekende offerte mee, de werkvloer pas een order met een geplande datum. Zolang dat niet is uitgesproken, gaan die twee nooit hetzelfde getal noemen.
Pas daarna is een dashboard nuttig
Als de definities vastliggen, wordt het dashboard bijna een bijzaak. Het haalt gegevens op uit de systemen die je hebt aangewezen, past de afgesproken regels toe, en toont het resultaat. De techniek is het simpele deel. Het denkwerk zat in de weken ervoor.
Twee dingen maken het verschil tussen een dashboard dat mensen vertrouwen en een dat na drie maanden niemand meer opent. Het eerste is herkomst: bij elk getal moet je kunnen doorklikken naar de onderliggende regels. Zonder die controle blijft er twijfel hangen, en twijfel is dodelijk. Het tweede is versheid: laat zien hoe oud de cijfers zijn. Een getal van gisteren is prima, zolang niemand denkt dat het van vanochtend is.
De echte opbrengst
Wat je hiermee wint, is niet in de eerste plaats tijd, al scheelt het maandelijks een hoop knip- en plakwerk. Wat je wint is dat vergaderingen weer ergens over gaan. Het cijfer staat er, niemand betwist het, en het gesprek gaat over wat je eraan doet.
Dat is minder spannend dan een scherm vol grafieken. Het is wel het enige waar je uiteindelijk iets aan hebt.
Benieuwd wat dit in jouw proces oplevert?
We kijken vrijblijvend een halfuur met je mee naar waar de meeste tijd blijft hangen.
Plan een gesprek