Procesoptimalisatie

Niet alles wat een AI-vraag lijkt, is een AI-vraagstuk.

Branche: ZAKELIJKE DIENSTVERLENING
Gepubliceerd: 9 september 2026

Ze klopten aan met een AI-vraag

Een landelijke organisatie met een eigen financiële afdeling en een opleidingsafdeling kwam bij ons met een open vraag: waar zou AI hun dagelijkse werk kunnen versnellen? Geen kant-en-klare wens voor een specifieke tool, maar de bredere vraag. Waar gaat tijd verloren, waar loopt het proces vast, en kan technologie daarbij helpen?

Wat we deden

We zijn niet begonnen met een oplossing, maar met luisteren. In twee verkennende gesprekken met de financiële afdeling en de opleidingsafdeling brachten we in kaart hoe het dagelijkse werk er écht uitziet: welke stappen mensen zetten, waar ze op wachten, en welke handelingen ze telkens opnieuw moeten doen.

Niet alles was een AI-vraagstuk

Dat leverde een inzicht op dat onszelf ook scherper maakte. Een flink deel van de knelpunten was geen technologie-gat, maar een kwestie van procesontwerp en systeeminrichting. De organisatie werkt al met een grote ERP-speler, en in veel gevallen bleek de oplossing al aanwezig in dat systeem, alleen niet of niet goed ingericht.

Een paar voorbeelden van het type knelpunt dat we tegenkwamen. Niet de letterlijke bevindingen, wel representatief voor wat er speelde.

Automatisering die niet vertrouwd wordt

Het staat technisch aan, maar geeft zoveel foutjes dat iedereen het alsnog met de hand controleert.

Toegang ontbreekt, data niet

Collega's zouden het zelf kunnen opzoeken, maar moeten telkens een ander team om een kopie vragen.

Achteraf corrigeren

Een foutieve invoer wordt niet aan de bron geblokkeerd, dus herhaalt dezelfde correctiestroom zich.

Papier naast een digitale route

Printen, tekenen en scannen, terwijl de applicatie er allang een ingebouwde functie voor heeft.

Vier typen knelpunten die we telkens terugzagen.

De oplossing stond er vaak al. Hij was alleen nooit goed aangezet.
Onze bevinding na twee gesprekken

Wat we niet deden

Hier is het eerlijke deel: we hebben voor dit traject niets gebouwd. Geen nieuwe tool, geen custom software. De verbeteringen zaten in het systeem dat er al stond, ze moesten alleen goed worden ingericht. Dat is geen werk voor ons, maar voor de ERP-consultant van de klant zelf.

Wat we wél deden: alles vertalen naar een concreet, technisch bruikbaar document. Heldere vraagstellingen per onderwerp, met een duidelijke eigenaar en een duidelijke vervolgstap. Zodat de consultant precies weet wat er onderzocht moet worden, en er onderweg geen ruimte is voor misverstanden.

Wat er nu ligt

We hebben onze bevindingen gepresenteerd en de organisatie kan hier zelfstandig mee verder. Een tastbaar bevindingen- en aanbevelingendocument, waarmee ze het gesprek met hun eigen ERP-adviseur kunnen voeren. Scherp geformuleerd, met concrete actiepunten in plaats van vage constateringen. Daarmee is dit traject afgerond. We blijven wel in de loop waar dat nodig is, mochten er onderweg vragen ontstaan.

En dit is nog maar het begin

Binnenkort schuiven we aan bij een volgende afdeling binnen dezelfde organisatie, om samen te sparren over een nieuw idee. Waar dit traject vooral ging over bestaande software beter benutten, kan de volgende stap heel goed wél over iets nieuws bouwen gaan.

Wat we hieruit meenemen

Niet elk probleem vraagt om een nieuwe tool. Soms is de slimste stap eerst goed gebruiken wat er al is, voordat je iets nieuws optuigt. Dat is niet altijd het meest spannende antwoord om te geven, maar het is wel het antwoord dat de klant het beste dient. Precies de aanpak die we hanteren, of de uitkomst nu bouwen is of niet.